6.2 | Unsere persönliche Erfahrung: KI Workflow
In diesem Abschlussmodul teilen wir einige unserer persönlichen Erfahrungen mit KI im Arbeitsalltag. Wichtig zu wissen: Dies sind unsere individuellen Praktiken, die sich für uns bewährt haben – nicht universelle Regeln oder die einzige richtige Art, KI zu nutzen.
Jeder Mensch und jede Arbeitssituation ist anders. Vielleicht findest du einige dieser Ideen hilfreich, vielleicht entwickelst du ganz andere Herangehensweisen. Genau das ist das Schöne an diesem neuen Feld – wir alle finden unsere eigenen Wege, um KI sinnvoll in unseren Alltag zu integrieren.
Worum geht’s in diesem Modul?
Hier geben wir dir einen Einblick, wie wir selbst KI im täglichen Arbeitsalltag nutzen. Diese 5 Routinen haben unsere Arbeitsweise spürbar verändert – sie helfen uns, schneller voranzukommen, bessere Entscheidungen zu treffen und konzentrierter zu arbeiten.
Vielleicht ist auch für dich etwas dabei. Probier es aus – und entwickle deine eigenen Abläufe weiter.
Hinweis: Nicht alle Funktionen oder Tools, die wir hier nutzen, werden im Navigator im Detail erklärt. Einige davon (z. B. Shortcuts, Vektordatenbanken oder GPT-Customizing) lernst du im Ambassador-Kurs kennen.
1. 3x schneller bessere Konzepte from scratch erstellen
Früher haben wir für Recherchen unzählige Webseiten geöffnet, darin nach relevanten Informationen gesucht und diese dann mühsam zusammengeführt. Die vielen offenen Tabs führten oft zu Informationsüberflutung, und die Qualität der Ergebnisse hing stark davon ab, wie gut wir suchen konnten und welche Quellen wir fanden.
Heute arbeiten wir mit KI-basierten Recherche-Tools, die uns strukturierte Antworten mit Quellenangaben liefern. Wir formulieren eine präzise Anfrage und erhalten unmittelbar eine übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten Informationen. Dieser direkte Zugang zu aufbereitetem Wissen hat unsere Rechercheprozesse deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Qualität verbessert.
Besonders wertvoll ist für uns die Fähigkeit der KI, komplexe Informationen zu kontextualisieren und verschiedene Blickwinkel zu einem Thema darzustellen. Wir prüfen dennoch kritische Fakten gezielt nach, denn je nach Anwendungsfall und Bedeutung der Information ist eine zusätzliche Verifizierung sinnvoll.
2. Vom weißen Blatt wegkommen
Der Einstieg in eine Aufgabe oder ein Projekt fiel uns oft schwer. Wenn wir keinen passenden Ansatz hatten, kam es zur Prokrastination oder wir fingen einfach irgendwo an – nur um später festzustellen, dass wir in die falsche Richtung gelaufen waren. Früher gab es in diesem Fall Brainstorming-Meetings oder die gute alte Google-Recherche.
Heute nutzen wir Sprachmodelle als Einstieg in die Erstellung initialer Strukturen, Gliederungen oder Ideensammlungen. Bevor wir vor einem weißen Blatt grübeln, nutzen wir unsere KI-Assistenten für den Einstieg. Dabei geht es nie um ein perfektes Ergebnis, sondern eher um Gedankenanstöße und Optionen, die wir dann weiterentwickeln.
Besonders hilfreich ist es, der KI spezifische Kontextinformationen zu unserer Situation und unseren Zielen zu geben. Wir lassen uns meist 5-10 verschiedene Optionen, Alternativen oder Ansätze zeigen und arbeiten dann den passendsten weiter aus. Natürlich reflektieren wir das KI-Ergebnis kritisch und prüfen, ob wesentliche Informationen fehlen oder fehlerhaft sind.
3. Perspektivwechsel mit KI simulieren
Wenn wir früher Feedback brauchten, mussten wir Meetings organisieren oder Kollegen unterbrechen. Deshalb zögerten wir oft, halbfertige Arbeit zu zeigen, was zu späteren, teils teuren Korrekturen führte.
Heute simulieren wir diverse Perspektiven sofort mit KI. Wir lassen unsere Ideen durch die Augen verschiedener Experten, Stakeholder oder Kundentypen betrachten. Diese unmittelbare Feedback-Schleife deckt Blindspots auf, bevor sie zu Problemen werden, und ermöglicht uns, neue Blickwinkel zu erkunden.
Für wiederkehrende Perspektiven haben wir spezialisierte Assistenten erstellt, die bestimmte Rollen einnehmen – einen kritischen Berater, einen typischen Kunden oder einen Experten aus einem anderen Fachbereich. Besonders wertvoll ist die Kombination verschiedener Perspektiven, die ein umfassenderes Bild liefert als nur ein einzelner Blickwinkel.
4. Coachen lassen statt aufgeben
Bei Aufgaben außerhalb unserer Expertise hatten wir drei Optionen: Teure Dienstleister beauftragen, uns durch endlose Tutorials quälen oder die Aufgabe komplett vermeiden. Diese Herangehensweisen kosteten Geld, Zeit oder verhinderten, dass wichtige Projekte überhaupt umgesetzt wurden.
Heute nutzen wir KI als Coach. Wir fragen: „Erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich [Aufgabe] umsetze, als wäre ich ein Anfänger. Stelle mir vorab Fragen, um alle notwendigen Informationen zu sammeln.“ Die KI passt sich unserem Tempo an, beantwortet Nachfragen und hilft bei Hindernissen. So entwickeln wir neue Fähigkeiten, behalten die Kontrolle über unsere Projekte und können externe Dienstleister bei Bedarf besser steuern.
Natürlich ist KI oft nur ein Startpunkt. Für kritische Projekte holen wir uns trotzdem professionelle, menschliche Expertise an Bord. Aber die KI hilft uns, die Grundlagen zu verstehen und gezieltere Fragen zu stellen, wenn wir mit Experten sprechen.
5. Smarte KI-Nutzung im Alltag
Je integrierter KI in unseren Alltag ist, desto mehr profitieren wir davon. Über die Zeit haben wir ein persönliches Setup entwickelt, das KI nahtlos in unsere täglichen Abläufe einbindet:
Unser persönliches AI-Setup:
Tastenkombinationen, die uns sofortigen Zugriff auf unsere KI-Tools ermöglichen – egal in welcher Anwendung wir gerade arbeiten. Dies minimiert Reibungsverluste und fördert die kontinuierliche Nutzung.
Wir sprechen mehr mit unseren KI-Assistenten als wir schreiben. Dies ist nicht nur schneller, sondern ermöglicht auch eine natürlichere Interaktion, insbesondere bei komplexen Gedankengängen.
Anstatt nur einen allgemeinen KI-Assistenten zu nutzen, haben wir ein „Team“ von spezialisierten Assistenten eingerichtet – einen für Projektmanagement, einen für Workshops, einen für Content-Erstellung usw. Jeder ist mit spezifischen Anweisungen und Hintergrundwissen ausgestattet.
Wir haben unsere wichtigsten Assistenten der xpand AI Plattform direkt verknüpft, um auch von unterwegs nahtlos auf sie zugreifen zu können. Das ermöglicht uns Flexibilität und Kontinuität in der KI-Nutzung, unabhängig vom Standort.
Eine strukturierte Dokumentation über uns, unsere Kunden, Services, Frameworks, Schulungsinhalte und Vorlagen. Diese stellen wir als Kontextwissen unseren KI-Assistenten zur Verfügung.
Bei komplexen Aufgaben arbeiten wir mit einem Split-Screen oder sogar einem separaten Bildschirm, auf dem ständig ein KI-Assistent bereitsteht. Das ermöglicht paralleles Arbeiten und schnelles Feedback ohne Kontextwechsel.
Einige dieser Funktionen lernst du erst im Ambassador-Level kennen. Dort geht es z. B. um GPT-Customizing, Vektor-Datenbanken oder die Entwicklung eigener GPTs.
Dein Take-away
- Mit KI-Antwortmaschinen reduzierst du Recherchezeiten von Stunden auf Minuten und bekommst strukturierte Ergebnisse.
- KI-Assistenten helfen dir, die Hürde des weißen Blatts zu überwinden und schneller in die Umsetzung zu kommen.
- Der KI-gestützte Perspektivwechsel deckt Blindspots auf und liefert sofortiges Feedback ohne aufwändige Abstimmungen.
- Als Coach hilft dir KI, neue Fähigkeiten zu entwickeln und komplexe Aufgaben strukturiert anzugehen.
- Mach dir den Zugriff auf KI-Funktionen leicht durch gut integrierte Tools, Assistenten-Vorlagen und mobile Apps.